Eine Telefonanlage, auch Nebenstellanlage, TK-Anlage oder Telekommunikationsanlage genannt, bildet die Schnittstelle zwischen dem internen Kommunikationsnetz eines Unternehmens und dem öffentlichen Telefonnetz. An die Telefonanlage können nicht nur Telefongeräte sondern auch Faxgeräte oder Anrufbeantworter angeschlossen werden. Durch eine Telefonanlage können interne Gespräche kostenlos geführt werden. Zudem bietet eine Telefon Nebenstellanlage hilfreiche Funktionen wie Umleiten, Nummernwahl direkt aus dem Outlook, individuelle Ansagen, Wartemusik und Konferenzschaltungen.
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Voraussetzungen für eine Telefonanlage
Bevor Offerten für eine Telefonanlage eingeholt werden sollten, ist es wichtig, sich genau zu überlegen, was benötigt wird. Dies hilft, dass man Offerten erhält, die wirklich auf die eigenen Bedürfnisse zu geschnitten sind und erhöht die Vergleichbarkeit der Offerten. Die Telefonanlage sollte an die vorhandene Infrastruktur angepasst werden. Folgende Fragen sollten vor der Anschaffung einer Telefonanlage gut überlegt werden.
- Wie viele Endgeräte sollen an die Anlage angeschlossen werden?
- Sollen mehrere Standorte oder Heimarbeitsplätze auch mit eingeschlossen werden?
- Soll die Anlage erweiterbar sein?
- Welche Anschlüsse werden benötigt?
- Welche Technologie soll genutzt werden? (ISDN, VoIP)
- Wird hauptsächlich intern telefoniert oder extern mit Kunden?
- Wie viele Leitungen nach aussen werden benötigt?
- Welche zusätzlichen Funktionen soll die Anlage bieten?
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Vorteile und Funktionen einer Telefonanlage
Der Vorteil einer Telefonanlage liegt hauptsächlich darin, dass interne Gespräche kostenlos geführt werden können. Telefonanlagen gestatten ausserdem den Betrieb von mehr Endgeräten, als externe Anschlüsse vorhanden sind. Die Kommunikation mit Gesprächspartnern wird durch zusätzliche Funktionen wie
- Internes Vermitteln
- hin- und her schalten zwischen verschiedenen Gesprächen
- Umleiten von Gesprächen
- Gesprächsaufzeichnungen zur Archivierung
- Gespräche halten und wieder aufnehmen
- Individuelle Ansagen und Wartemusik
- Konferenzschaltung
- Heranholen / Pickup von Telefongesprächen, die auf einem anderen Apparat ankommen
- erheblich erleichtert.
Telefonanlage – verschiedene Systeme
Die Telefonanlage kann über verschiedene Netze laufen. Die Auswahl reicht von üblichen ISDN- Telefonnanlagen, über Voice-over-IP-Lösungen (VoIP) bis zu virtuellen Telefonanlagen. Wird über das normale Telefonnetz kommuniziert, werden ISDN Anschlüsse benötigt. Die Internet Telefonie über VoIP benutzt das Internet für die Verbindung. Modernen Telefonanlagen verfügen meist sowohl über ISDN-Eingänge als auch über eine DSL-Schnittstelle und einen VoIP-Client. Analoge Telefonanschlüsse werden im Geschäftsalltag nicht mehr eingesetzt.
ISDN
Pro ISDN-Anschluss stehen zwei Sprachleitungen zur Verfügung, die genutzt werden können. Bis zu zehn verschiedene Rufnummern können zudem pro Anschluss vergeben werden. Telefonanlagen nutzen dieses ISDN, damit mehrere Teilnehmer gleichzeitig telefonieren können.
VoIP
Bei der Voice over IP Telefonie muss unterschieden werden zwischen interner und externer Telefonie. Bei internem VoIP sind die Telefongeräte und die Anlage über LAN-Infrastruktur verbunden. Für externe Gespräche über VoIP ist ein SIP-Provider erforderlich, der den Anruf ins gewöhnliche Telefonnetz einspeist.
Aufbau einer Telefonanlage
Eine Telefonanlage besteht aus einer Steuerungszentrale und den einzelnen Apparaten, die daran angeschlossen sind. Diese Zentrale ist für die Steuerung und Zuordnung der angeschlossenen Geräte zuständig. Telefonanlagen bieten meistens benutzerfreundliche Web-Interfaces sowie netzwerkfähige Konfigurationsoberflächen, wodurch sich weitere Anwendungsmöglichkeiten ergeben. Eingehende Faxmitteilungen können beispielsweise als Grafik im Email-Anhang gesendet werden. Zudem können Telefonanlagen auch in Alarmsysteme eingebaut werden.
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Telefonanlagen Preise
Telefonanlagen sind meistens individuelle Lösungen, weshalb Telefonanlagen Preise nicht verbindlich genannt werden können. Sowohl die Anzahl Endgeräte, die Verbindungsart als auch Zusatzfunktionen wie Konferenzschaltung beeinflussen die Telefonanlagen Preise. Telefonanlagen für Büros mit bis zu 10 Endgeräten kosten ungefähr zwischen 1‘000 bis 6‘000.- Franken. Pro weiteres Telefon ist mit ca. zusätzlichen 500.- Franken zu rechnen. Telefonanlagen für Call-Center sind etwas teurer. Für Hotels mit ungefähr 25 Endgeräten sind ca. 5‘000.-, für 50 Endgeräte ca. 10‘000.- Franken zu veranschlagen. Zusatzfunktionen erhöhen den Preis extra.