Mietverwaltungs-Offerten: Umfang der Dienstleistung
Bereits in der Offertstellung sollte der genaue Umfang der Verwaltungsdienstleistung geklärt werden. Typischerweise sind die folg engenden Verwaltungsaufgaben in der Bewirtschaftung eingeschlossen. Andere Dienstleistungen der Verwaltung sind hingegen nicht inklusive und werden separat verrechnet. Prüfen Sie deshalb, ob dies auch bei den Offerten, die Sie erhalten der Fall ist.
Die eingeschlossenen Aufgaben des Bewirtschaftens teilen sich in die Bereiche administrative Bewirtschaftung, technische Bewirtschaftung und Rechnungswesen auf.
Administrative Bewirtschaftung
1. Mietverhältnis: Dies ist die Bewirtschaftung der Mietverhältnisse sowie aller Angelegenheiten bei Mieterwechseln.
- Vermietung aller Objekte mittels Werbung
- Einholen von Auskünften über Mietinteressenten
- Überprüfen der Mietzinse, Berechnung der Nebenkosten und allfällige Anpassungen
- Abschluss, Erneuerung und Kündigung von Mietverträgen
- Regelung der Sicherheitsleistung
- Meldung von Leerständen
- Schlüsselkontrolle
2. Vertretung: Dies ist die Vertretung der Eigentümer durch die Verwaltung bei allen rechtlichen Belangen.
- Vertretung in allen rechtlichen Belangen gegenüber Mietparteien, Nachbarn, Behörden
3. Terminbewirtschaftung: Dies ist das Management aller Termine im Zusammenhang mit Verträgen, Versicherungen, Service der Anlagen und Terminen mit Dienstleistern.
- Management von Versicherungsverträge, Anpassungen von Deckungsbeträge
- Management von Serviceverträgen für Anlagen und Einrichtungen
- Durchführung von Ausschreibungen
Technische Bewirtschaftung
1. Abnahmen der Mietobjekte: Primär bei Mieterwechseln muss der Zustand der Objekte festgehalten werden, sodass allfällige Reparaturen vorgenommen werden können:
- Abnahme und Übergabe von Mietobjekten bei Wechseln.
- Erstellen von Übernahmeprotokolle
- Dokumentation vor Ort
- Abschlussrechnungen und deren Einforderung
2. Hauswartung: Die ist die Kontrolle der Hauswartung, also nicht die eigentliche Hauswartung.
- Erstellen und Überwachen der Hausordnung
- Management von Hauswartverträgen
- Anstellung und Einführung der Hauswartsperson anhand des Pflichtenhefts
- Definition des Umfanges und der Häufigkeit der einzelnen Hauswartsaufgaben, gemeinsam mit den Eigentümern.
3. Bewirtschaftung von Installationen und Anlagen: Jedes Gebäude ist mittels Installationen und Anlagen an das Netzwerk der Stadt oder Gemeinde angeschlossen, um die Grundversorgung mit Wasser, Elektrizität, Wärme, aber auch Internet, Telefonie und TV gewährleisten zu können.
- Sicherstellung der Überwachung der Funktionstüchtigkeit der Heizung und der weiteren technischen Installationen
- Bereitstellung und falls nötig Anpassung der Dokumentation der Anlagen
- Koordination bezüglich der Kontrollen der Installationen
4. Betreuung, Unterhalt, Reparaturen
- Regelmässige Kontrollbesuche der Liegenschaft und Überprüfen des Gesamtzustandes
- Kommunikation mit der Mieterschaft, falls Verbesserungen nötig werden.
- Management von Reparaturen und Instandhaltungarbeiten
- Erledigung von Schaden- und Versicherungsfällen
- Weiterverrechnung an die entsprechenden Mietparteien
Rechnungswesen
1. Einnahmen: Das Management der Einnahmen ist ein zentraler Berührungspunkt zwischen der Verwaltung und der Mieterschaft.
- Inkasso der Mietzinse und der Nebenkosten auf den Fälligkeitstermin
- Durchführen von Mahnwesen
- Abwicklung der Sicherheitsleistung
2. Ausgaben
- Kontrolle und Bezahlung von Rechnungen
- Gehaltsabrechnung der Hauswartsperson
- Allenfalls Rückzahlungen von Guthaben an die Mieter
3. Finanzbuchhaltung
- Führen der Liegenschaftsbuchhaltung
- Erstellen der Verwaltungsabrechnung
- Führen der Heiz- und Betriebskostenbuchhaltung
- Erstellen der Nebenkostenabrechnungen pro Mieteinheit
- Auszahlung an die Eigentümerschaft, monats-/ quartals-/ und jahresweise