Online Buchhaltung
Die Online Buchhaltung ist komplett webbasiert konzipiert und ermöglicht den Zugang über den Internetbrowser. Eine Installation auf dem eigenen Rechner ist unnötig. Inzwischen gibt es verschiedene Anbieter für die Internet Buchhaltung, ausschlaggebend für die Entscheidung für den einen oder den anderen Anbieter sind unter anderem die Preise. Kleine Programme können oft kostenlos genutzt werden, was sich für den allein tätigen Freiberufler oder Selbstständigen anbietet. Komplexe Programme oder Angebote, bei denen sich ein realer Steuerberater mit den Unterlagen befasst, verlangen unterschiedliche Preise.
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Voraussetzungen für die Nutzung
Wer sich nicht mit einer modifizierten Excel-Tabelle begnügen möchte, wenn es um die Buchhaltung geht, sollte eine komplexere Software nutzen. Diese wird auf den Servern der anbietenden Unternehmen installiert. Als wichtigste Voraussetzung gilt dann nur noch der Internetzugang, möglichst über einen schnellen DSL-Anschluss.
Gänzlich ohne Buchhaltungskenntnisse geht es jedoch nicht: Die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung müssen eingehalten werden. Des Weiteren geht es um die Einhaltung der Grundsätze für den Datenzugriff sowie die Prüfbarkeit von digitalen Unterlagen. Da die Aufbewahrungsfristen teilweise zehn Jahre betragen, müssen die Unterlagen auch für die Dauer dieser Zeit einsehbar und prüfbar sein. Schliesslich kann im Rahmen der Betriebsprüfung der Steuerberater Einsicht in die Dokumente verlangen.
Möglichkeiten der Online Buchhaltung
Lohnbuchhaltung und Mahnwesen
Die webbasierten Lösungen für die Internet Buchhaltung bieten alle relevanten Funktionen, die im Rahmen der Buchhaltung benötigt werden. In der Regel befindet sich darunter das Tool für die Lohnbuchhaltung ebenso wie das Modul für das Mahnwesen. Nur die Anlagenverwaltung ist noch nicht bei jedem Anbieter vorhanden und wird teilweise gesucht wie die berühmte Nadel im Heuhaufen.
Modulare Erweiterung
Sehr nützlich ist die Integration von Abrechnungsmodulen, so dass sich Steuererklärungen und MwSt.-Abrechnungen leicht mit den vorhandenen Daten erledigen lassen. Hilfreich ist überdies die Möglichkeit, Programme erst einmal ohne eine Registrierung zu testen. Persönliche Daten werden damit nicht unnötig preisgegeben.
Einschränkungen
Nur wenige Anbieter offerieren die Funktion für die Ausführung von so genannten Stapelbuchungen, ausserdem ist teilweise die Anzahl der Buchungen begrenzt. Wer mehr Buchungen ausführen möchte, kann das nur kostenpflichtig tun.
Bei der Auswahl eines Anbieters sollte darauf geachtet werden, wie der Support gehandhabt wird, sinnvoll sind Nutzerforen, E-Mail-Support und eventuell eine telefonische Hilfe.
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Vor- und Nachteile
Der wohl grösste Vorteil der Internet Buchhaltung besteht darin, dass der Zugriff von jedem Ort der Welt – mit Internetanschluss natürlich – möglich ist. Ob nun vom Büro oder vom Home Office gearbeitet wird, ist damit egal, die nötigen Daten liegen schliesslich alle vor. Ausserdem sind die gebotenen Programme stets aktuell, Updates müssen nicht mehr selbst installiert werden. Dies gilt zumindest für gänzlich webbasierte Lösungen. Gesetzliche Anforderungen werden damit stets berücksichtigt und erfüllt.
Datensicherungen werden durch die Anbieter selbst vorgenommen. Das heisst, die Backups werden täglich und auf verschiedenen Festplatten einer Sicherung unterzogen, so dass die vollständigen Daten jederzeit wiederhergestellt werden können.
Als Nachteil wird jedoch gesehen, dass zwar alle Daten verschlüsselt und gesichert werden, dennoch liegen natürlich sensible Daten auf fremden Servern, was unter dem Sicherheitsaspekt her eher ungünstig ist. Dazu kommt, dass ein Plus an Leistungen nur mit Aufpreis erhältlich ist.
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Preise für die Online Buchhaltung
Eines muss gleich zu Beginn gesagt werden: Qualitativ hochwertige Software für die Online Buchhaltung ist mit gewissen Kosten verbunden, wenn alle Funktionen enthalten sein sollen. Das gilt vor allem für die Lohnbuchhaltung, die in der Regel nur kostenpflichtig möglich ist. Ab rund 1’500 Franken ist die Software erhältlich, die tatsächlich alle Funktionen enthält. Wer die Daten für die Online Buchhaltung per Scanner einliest und an einen Online Buchhalter sendet, kommt günstiger davon, Preise von unter 150 Franken pro Monat sind hier möglich. Die genannten Beträge gelten für die nichtwebbasierten Lösungen.
Die kostenlosen, sehr einfachen Internet Buchhaltungen können in der Regel optional erweitert werden, so dass die Komponenten je nach Bedarf hinzugefügt werden. Zu beachten ist, dass nicht nur die Fixkosten anfallen, sondern häufig auch eine Einrichtungsgebühr fällig wird. Monatliche Kosten für webbasierte Angebote beginnen bei 6 Franken pro Buchung.