Eventagentur

Eine Eventagentur organisiert im Auftrag von Dritten Veranstaltungen für Firmen oder Privatpersonen. Es gibt Full-Service-Agenturen, die den gesamten Service übernehmen oder spezialisierte Agenturen, die sich beispielsweise auf Messen oder Firmenjubiläen fokussieren. Es kann entweder die ganze Organisation an die Agentur übergeben werden oder nur Teilbereiche. Es gibt alle möglichen Arten von Veranstaltungen von Geburtstagsfeiern, Hochzeiten, Weihnachtsfeiern, Eröffnungen, über Messen, Kongresse bis zu öffentlichen Grossveranstaltungen, wie Stadtfeste oder die Streetparade.

Teilbereiche der Eventorganisation

Folgende Teilbereiche sind wichtig bei einer Veranstaltung und können an eine Eventorganisation ausgegliedert werden. Je mehr an die Eventagentur abgegeben wird, desto unbeschwerter kann man selber das Fest geniessen. Bei tiefem Budget kann möglichst viel selber übernommen werden und nur spezifische Aufgaben werden delegiert.

• Ideen- und Konzeptentwicklung
• Locationscouting
• Einladen der Gäste
• Ressourcenplanung (Material, Mitarbeiter, Helfer)
• Künstlerbooking
• Zeitplanung
• Technische und gestalterische Planung und Umsetzung
• Projektmanagement
• Dekoration
• Sicherheitsspersonal
• Catering
• PR (Presseverteiler)
• Werbung
• Erfolgskontrolle

Die Ideen für einen Anlass überlegt man sich gerne noch selber, aber die Umsetzung der ganzen Veranstaltung überlässt man lieber einem Profi.

Eventagentur: was muss bei der Auslagerung beachtet werden

Es ist wichtig eine Eventagentur zu beauftragen, die auf ihre Art Veranstaltungen spezialisiert ist. Sprechen Sie genau ab, welche Aufgaben übernommen werden sollen und was Sie selber ausführen. Alle Informationen die bereits bekannt sind, wie Location, Anzahl Gäste ect. sollten angegeben werden, damit die Agentur ein möglichst genaues Angebot erstellen kann. Legen Sie den Termin möglichst schon vor der Auftragsvergabe fest, damit die Eventagentur dann auch genügend Zeit für Sie hat und nicht noch zehn weitere Projekte im selben Zeitraum. Überlegen Sie sich im Voraus, ob Sie nur eine Agentur mit ihrem Anlass betreuen oder ob Sie unterschiedliche Teilbereiche an verschiedene Organisationen vergeben.

Eventagenturen - Vor- und Nachteile

Das Engagieren einer Eventagentur bietet viele Vorteile. Durch ihr Know-how im Veranstaltungsbereich wird der Ablauf optimiert und es geschehen weniger Fehler, als wenn man etwas zum ersten Mal ausprobiert. Eine Agentur spart durch ihre zahlreichen Kontakte viel Zeit bei der Organisation und ihr Event wird professionell auftreten. Angenehm ist auch, dass man sich als Gast fühlen kann an der eigenen Veranstaltung und nicht ständig alles überwachen muss. Auch die Marketingaktivitäten oder das lästige Einholen von Genehmigungen nimmt Ihnen eine Eventagentur ab.
Der einzige Nachteil wenn ein Eventveranstalter beauftragt wird sind die Kosten, die anfallen. Zudem braucht es viel Zeit, die richtige Agentur zu finden.

Eventagentur Preise

Die Kosten für eine Eventagentur sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Einerseits davon wie viele Aufgaben ausgeführt werden, aber auch davon wie gross der Event ist und wie viele Personen teilnehmen. Ein Vergleich gestaltet sich schwierig, deswegen ist üblich, mehrere Angebote einzuholen, da eine Eventagentur für jeden Auftrag auch unterschiedliche Konditionen bereitstellen kann.